Fiestas Corporativas: Un Desafío de Armas Tomar.

 

Las Fiestas Corporativas devienen en extraordinario reto para aquel que le corresponda el honorable “placer” de organizarlas. Un viejo adagio nos previene: “Nunca se puede complacer absolutamente a todos, y menos a casi todos todo el tiempo”, pero aún así, si nos corresponde llevar a cabo la próxima fiesta / celebración de la Oficina, seguramente nos vamos a llenar de stress y preocupaciones, pues lo que le guste al Jefe puede no gustar al resto de la gente y viceversa, o a última hora las cosas pueden salir mal, o…, el caso es que sí nos preocupa un poco el “qué dirán” y estar en boca de todos como “el tipo que lo echó todo a perder”, o “la tonta que armó el desastre” no es una perspectiva muy agradable para nadie -por mucho que tratemos de auto-convencernos o convencer a los demás que no nos importa lo que digan.

Claro que nos importa. Y por muchas razones. Una fiesta corporativa es una ocasión que no sucede a diario, es un punto de encuentro entre dueños/accionistas/directores con empleados/colaboradores/proveedores e incluso algunos clientes de gran importancia. Por ello no puede quedar mal, o quien sabe cuántas consecuencias nos puede traer (no sólo las miradas esquivas y los chismes de pasillo). Por otro lado, es una gran oportunidad para demostrar de lo que somos capaces, cuanto nos importa la compañía para la que trabajamos y el equipo de personas con el que a diario convivimos.

Entonces, armados de esa mentalidad positiva con la que concluimos el párrafo anterior, pasemos al siguiente punto.

 

Pasos a Tomar en Cuenta para las Fiestas Corporativas

 

Desarrollo del Concepto: un evento corporativo realmente memorable requiere de un diseño previo, del desarrollo de una idea, un tema, un concepto que se avenga con la identidad de la compañía, los valores que se quieren transmitir, y la fecha que se está celebrando. Hay que reunir a tres o cuatro de los más creativos dentro de la empresa y colectar ideas, revisar lo que se ha hecho en años anteriores, tomar en cuenta los últimos logros alcanzados y las metas que se quieren alcanzar en el futuro. Desde esta etapa se debe tener una idea lo más clara posible del Presupuesto, o sea, cuánto podemos gastar para llevar a cabo la fiesta.

Organización del Proyecto: ahora hay que darle forma a las ideas, hay que definir fechas, proveedores, compras, responsables, etc., además de la forma y momentos en que vamos a controlar cada cosa. Es muy aconsejable poner todo por escrito, o al menos los aspectos fundamentales, pues eso nos ayuda a concretar las acciones y a detectar qué es lo que aún nos está faltando.

Adecuación del Presupuesto: desde que comenzamos con el diseño del proyecto del evento hemos tenido una idea del presupuesto, pero ahora es el momento de ajustarlo, adecuarlo, redistribuir ciertas partidas si fuese necesario. Está más que demostrado que un presupuesto bien organizado y optimizado rinde más que uno de mayor volumen al que no se le ha dedicado el suficiente tiempo de planeación y control.

Selección del Salón: prácticamente de forma paralela a la adecuación del presupuesto se debe trabajar en la selección del lugar donde se desarrollará el evento. Es importante que el lugar se ajuste al concepto, y que cuente con un staff experimentado dispuesto a apoyar en la organización y la búsqueda de soluciones.

Desarrollo del Evento: realmente esta etapa se compone de tres pasos muy importantes: 1) el armado y montaje previo, para lo cual necesitamos que el equipo encargado de hacerlo llegue al salón con tiempo suficiente, de manera que todo esté listo para cuando lleguen los participantes; 2) el desarrollo como tal de la celebración, que por una parte debe ajustarse al plan y diseño pre-concebido, y por otra exige contar con suficiente flexibilidad para adecuar el desarrollo del evento a las situaciones que se vayan sucediendo; y por último, 3) el “desarme” o recogida, que demanda del equipo organizador una eficiente labor de desarmado, embalaje y retiro de todas las cosas que se hayan llevado hasta allí.

 

Si has tomado en cuenta lo que incluimos arriba, seguramente tu evento debe haber sido todo un éxito y tú serás el héroe de la compañía (al menos por unos cuantos días). Sin embargo, es muy recomendable que reunas a todo el equipo que trabajó contigo, y además de agradecerles por el esfuerzo que hicieron, hagan una evaluación exhautiva y sincera de la ejecución y desarrollo del evento: es fabuloso la cantidad de información útil que podrás reunir para que la próxima vez todo te quede mucho mejor.